Znojmo: Moderní komunikace radnice s občany

Znojmo: Moderní komunikace radnice s občany Detailně zpracovaná dobrá praxe

Město Znojmo se sérií projektů snaží o zefektivnění komunikace mezi občanem a úřadem.

Znojmo bylo mezi prvními městy v ČR, které realizovalo úspěšné propojení s „Národním portálem občana“ a prvním městem v ČR s avizací blokového čištění prostřednictvím systému Mobilního Rozhlasu. Znojmo také získalo první místo v kategorii měst EGOVERNMENT THE BEST 2019 s projektem ZNOJMO - HISTORICKÉ MĚSTO PRO MODERNÍ OBČANY.

Projekty zaváděné v rámci elektronizace úřadu 2019 – 2020:
Portál občana
Rozšíření Mobilního rozhlasu – blokové čištění, krizová komunikace, ankety
Participativní rozpočet
Elektronizace platebních automatů na parkovištích
Úhrada parkovného platební kartou nebo mobilní formou
Tichá linka
Sjednocení a digitalizace všech formulářů města
Online systémy na rezervaci termínů svateb, vítání občánků, rezervace prodejních míst na Znojemské historické vinobraní
Elektronické zápisy do škol a školek

Základní informace

Název obce/města/regionu:	Znojmo
Příjmení, jméno:	Bystřická Soňa
Organizace:	Městský úřad Znojmo
E-mail:	sona.bystricka@muznojmo.cz
Telefon:	730524153
Téma:	Komunikace mezi veřejnou správou, občany a dalšími subjekty, participace

Název obce/města/regionu:

Znojmo

Příjmení, jméno:

Bystřická Soňa

Organizace:

Městský úřad Znojmo

E-mail:

sona.bystricka@muznojmo.cz

Telefon:

730524153

Téma:

Komunikace mezi veřejnou správou, občany a dalšími subjekty, participace

Popis a výstupy
Čeho se podařilo v rámci Vašich aktivit/projektů dosáhnout?	Město Znojmo v roce 2019 sjednotilo a digitalizovalo všechny formuláře města, zavedlo Portál občana, proběhla elektronizace parkovacích platebních automatů a byla spuštěna Tichá linka pro neslyšící. V roce 2020 byla zavedena možnost elektronických zápisů do škol a školek a byly spuštěny online systémy na rezervaci termínů svateb, vítání občánků, rezervace prodejních míst na Znojemské historické vinobraní, které byly naprogramovány a spuštěny zaměstnanci městského úřadu, tudíž nebylo nutné platit externí firmu. Dále město velice aktivně využívá služeb systému Mobilního Rozhlasu - pravidelné informování občanů, blokové čištění, fotohlášky, krizová komunice.V letošním roce je také plánována modernizace oficiálního webu města Znojma, na které se již intenzivně pracuje.
Vznikly konkrétní dokumenty (publikace, videozáznamy, metodiky.. )?	ANO Ke všem výše zmíněným činnostem byly vydány tiskové zprávy, které byly zveřejněny na webu města Znojma - www.znojmocity.cz.
Začátek aktivity:	01.01.2019
Příloha	Blokové čištění přináší novinky HTML () Městský úřad spustil Tichou linku pro neslyšící HTML () Rezervovat termín svatby a vítání občánků můžete nově z pohodlí domova HTML () Zápisy do základních škol proběhnou v dubnu, do mateřských v květnu. Letos s novinkou elektronické podpory zápisů HTML () Znojmo je nejlepším městem s IT projekty HTML () Znojmo zavádí Portál občana HTML ()
Jak byla aktivita financována?	Z rozpočtu města Znojma
Detailní rozpis:	Nespecifikováno
Doporučení a inspirace
Jaká doporučení/rady lze z realizace Vašich aktivit vyvodit a poskytnout ostatním obcím/městům s podobným záměrem?	V první řadě je potřeba si stanovit jasné cíle, čeho chceme při elektronizaci dosáhnout. Následně je potřeba udělat důkladnou revizi. Využít elektronizace a provést důkladnou revizi papírových verzí, které nejsou optimální. Teprve následně provést elektronizaci, která tak přinese optimalizaci systému. Například: Formuláře 1. Sesbírejte všechny formuláře, které se v průběhu času nashromáždily 2. Udělejte revizi jednotlivých políček formulářů, jestli jsou opravdu všechna potřebná a případně ty zbytečné vymazat 3. Nastavte elektronický systém tak, aby automaticky vyplňoval, co nejvíce polí automaticky (např. pokud respondent při registraci musí uvádět jméno, příjmení, bydliště atd., ať se tato data vyplňují ve formuláři automaticky) Velký důraz je potřeba také klást na propagaci. Pokud spustíme nějaký nový systém, ale nedáme o něm lidem vědět a neřekneme jim jaké má výhody, tak bude zbytečný a nikdo ho využívat nebude.
Příloha:	Letáček Mobilní rozhlas PNG (1,39 MB) Letáček portál občana PNG (268 kB)
Rizika, překážky a pozitivní okamžiky v procesu realizace
Setkali jste se při realizaci aktivit/projektu s událostí, která je/ho zásadně ovlivnila?	Je potřeba, aby fungovala spolupráce napříč všemi odbory. Pokud nebude fungovat vnitřní komunikace, tak se realizace projektu pravděpodobně nepodaří. Bez důkladné revize papírových variant dokumentů (viz výše) vznikne pouze neoptimální elektronická verze, kterou nebude chtít nikdo používat. Bez propagace bude projekt neúspěšný. Je potřeba neustále občany informovat o možnostech a také systémy vylepšovat a prohlubovat jejich funkcionality.
Monitorování a evaluace
Byl nějakým způsobem měřen a vyhodnocen dopad realizované aktivity/projektu?	Ano, některé z aktivit jsou měřitelné. Mobilní rozhlas má k dubnu přes 5800 registrovaných. Což je 20% pokrytí. Portál občana má k dubnu přes 530 registrovaných. Online systémy na rezervaci termínů svateb, vítání občánků a prodejních míst na Znojemské historické vinobraní byly naprogramovány a spuštěny zaměstnanci městského úřadu. Tedy byly zde nulové náklady na pořízení externího programu. Všechny zavedené elektronické systémy znamenají úsporu času pro veřejnost, ale i zefektivnění činnosti zaměstnanců úřadu.
K jakým zjištěním jste při evaluaci aktivity/projektu došli?	Při správné propagaci se občané do jednotlivých systémů registrují a nacházejí v nich výhody, které nabízejí. Například u Mobilního rozhlasu došlo k rapidnímu nárůstu registrovaných v uplynulých dvou letech. Portál občana, který se spustil teprve na podzim už má také své registrované, navíc je nově systém využit v rámci participativního rozpočtování a tudíž věříme, že i zde počet registrovaných bude postupně narůstat.
Plánujete aktivitu/projekt dále rozvíjet/udržovat?	Ano. Vzhledem ke směrování veřejné správy k větší elektronizaci se jedná o projekt dlouhodobého trvání a nynější stav lze chápat jako začátek a základ pro další rozvoj elektronizace a zpřistupňování radnice občanům.
Média, propagace
Jakým způsobem probíhala komunikace s médii a jaké byly mediální výstupy?	Všechny aktivity byly prezentovány v tiskových zprávách nejen na webových stránkách města Znojma, ale také byli o aktivitách informování novináři. Konkrétně k Portálu občana a Mobilnímu rozhlasu byly také vytvořeny propagační letáčky, které jsou občanům rozdávány na podatelnách úřadu. K rozšíření informovanosti jsou také využívány sociální sítě, a to konkrétně facebooková a instagramová stránka města Znojma.
Příloha:	Pomozte nám zlepšit život ve Znojmě svým mobilem! HTML () Portál občana reportáž HTML ()
Aktéři
Název:	Město Znojmo
IČO nebo jiný registrační údaj:	00293881
Adresa:	Obroková 1/12, 669 22 Znojmo
Web:	http://www.znojmocity.cz

Popis a výstupy

Čeho se podařilo v rámci Vašich aktivit/projektů dosáhnout?

Město Znojmo v roce 2019 sjednotilo a digitalizovalo všechny formuláře města, zavedlo Portál občana, proběhla elektronizace parkovacích platebních automatů a byla spuštěna Tichá linka pro neslyšící. V roce 2020 byla zavedena možnost elektronických zápisů do škol a školek a byly spuštěny online systémy na rezervaci termínů svateb, vítání občánků, rezervace prodejních míst na Znojemské historické vinobraní, které byly naprogramovány a spuštěny zaměstnanci městského úřadu, tudíž nebylo nutné platit externí firmu. Dále město velice aktivně využívá služeb systému Mobilního Rozhlasu - pravidelné informování občanů, blokové čištění, fotohlášky, krizová komunice.V letošním roce je také plánována modernizace oficiálního webu města Znojma, na které se již intenzivně pracuje.

Vznikly konkrétní dokumenty (publikace, videozáznamy, metodiky.. )?

ANO
Ke všem výše zmíněným činnostem byly vydány tiskové zprávy, které byly zveřejněny na webu města Znojma - www.znojmocity.cz.

Začátek aktivity:

01.01.2019

Příloha

Blokové čištění přináší novinky HTML ()

Městský úřad spustil Tichou linku pro neslyšící HTML ()

Rezervovat termín svatby a vítání občánků můžete nově z pohodlí domova HTML ()

Zápisy do základních škol proběhnou v dubnu, do mateřských v květnu. Letos s novinkou elektronické podpory zápisů HTML ()

Znojmo je nejlepším městem s IT projekty HTML ()

Znojmo zavádí Portál občana HTML ()

Jak byla aktivita financována?

Z rozpočtu města Znojma

Detailní rozpis:

Nespecifikováno

Doporučení a inspirace

Jaká doporučení/rady lze z realizace Vašich aktivit vyvodit a poskytnout ostatním obcím/městům s podobným záměrem?

V první řadě je potřeba si stanovit jasné cíle, čeho chceme při elektronizaci dosáhnout. Následně je potřeba udělat důkladnou revizi. Využít elektronizace a provést důkladnou revizi papírových verzí, které nejsou optimální. Teprve následně provést elektronizaci, která tak přinese optimalizaci systému.

Například: Formuláře
1. Sesbírejte všechny formuláře, které se v průběhu času nashromáždily
2. Udělejte revizi jednotlivých políček formulářů, jestli jsou opravdu všechna potřebná a případně ty zbytečné vymazat
3. Nastavte elektronický systém tak, aby automaticky vyplňoval, co nejvíce polí automaticky (např. pokud respondent při registraci musí uvádět jméno, příjmení, bydliště atd., ať se tato data vyplňují ve formuláři automaticky)
Velký důraz je potřeba také klást na propagaci. Pokud spustíme nějaký nový systém, ale nedáme o něm lidem vědět a neřekneme jim jaké má výhody, tak bude zbytečný a nikdo ho využívat nebude.

Příloha:

Letáček Mobilní rozhlas PNG (1,39 MB)

Letáček portál občana PNG (268 kB)

Rizika, překážky a pozitivní okamžiky v procesu realizace

Setkali jste se při realizaci aktivit/projektu s událostí, která je/ho zásadně ovlivnila?

Je potřeba, aby fungovala spolupráce napříč všemi odbory. Pokud nebude fungovat vnitřní komunikace, tak se realizace projektu pravděpodobně nepodaří.
Bez důkladné revize papírových variant dokumentů (viz výše) vznikne pouze neoptimální elektronická verze, kterou nebude chtít nikdo používat.
Bez propagace bude projekt neúspěšný. Je potřeba neustále občany informovat o možnostech a také systémy vylepšovat a prohlubovat jejich funkcionality.

Monitorování a evaluace

Byl nějakým způsobem měřen a vyhodnocen dopad realizované aktivity/projektu?

Ano, některé z aktivit jsou měřitelné.

Mobilní rozhlas má k dubnu přes 5800 registrovaných. Což je 20% pokrytí.
Portál občana má k dubnu přes 530 registrovaných.

Online systémy na rezervaci termínů svateb, vítání občánků a prodejních míst na Znojemské historické vinobraní byly naprogramovány a spuštěny zaměstnanci městského úřadu. Tedy byly zde nulové náklady na pořízení externího programu.
Všechny zavedené elektronické systémy znamenají úsporu času pro veřejnost, ale i zefektivnění činnosti zaměstnanců úřadu.

K jakým zjištěním jste při evaluaci aktivity/projektu došli?

Při správné propagaci se občané do jednotlivých systémů registrují a nacházejí v nich výhody, které nabízejí. Například u Mobilního rozhlasu došlo k rapidnímu nárůstu registrovaných v uplynulých dvou letech. Portál občana, který se spustil teprve na podzim už má také své registrované, navíc je nově systém využit v rámci participativního rozpočtování a tudíž věříme, že i zde počet registrovaných bude postupně narůstat.

Plánujete aktivitu/projekt dále rozvíjet/udržovat?

Ano. Vzhledem ke směrování veřejné správy k větší elektronizaci se jedná o projekt dlouhodobého trvání a nynější stav lze chápat jako začátek a základ pro další rozvoj elektronizace a zpřistupňování radnice občanům.

Média, propagace

Jakým způsobem probíhala komunikace s médii a jaké byly mediální výstupy?

Všechny aktivity byly prezentovány v tiskových zprávách nejen na webových stránkách města Znojma, ale také byli o aktivitách informování novináři. Konkrétně k Portálu občana a Mobilnímu rozhlasu byly také vytvořeny propagační letáčky, které jsou občanům rozdávány na podatelnách úřadu. K rozšíření informovanosti jsou také využívány sociální sítě, a to konkrétně facebooková a instagramová stránka města Znojma.

Příloha:

Pomozte nám zlepšit život ve Znojmě svým mobilem! HTML ()

Portál občana reportáž HTML ()